Time/systemi põhilisteks osadeks on arhiivikarp ja rõngasmehhanismiga kaaned

Arhiivikarp

Arhiivikarbis säilitatakse need paberid ja vormid, mida Te jooksvalt ei kasuta. Arhiivikarpi soovitatakse hoida kohas, kus Te tavaliselt oma elu ja tööasjade üle rahulikult mõtisklete. Ühtedele on selleks kohaks kodu, teistele töökabinett. Arhiivikarpi koos selle sisuga vajate kõige enam siis, kui teete eelnevast perioodist (näiteks kuu, kvartal, aasta) kokkuvõtteid ja kavandate tulevast perioodi.

Rõngaskaaned

Rõngaskaante vahele kuulub see info, mida Te vajate oma igapäevatöös pidevalt. Ärge kuhjake kaante vahele liiga palju materjali. Kui pöörate kõik kaante vahel olevad paberid ühele poole ja pärast rõngasmehhanismi avamist "hüppavad" mitmed paberid rõngastelt välja, tähendab see seda, et kusagil on pabereid liiga palju. Tavaliselt "aetakse liiga paksuks" kalendriosa. Soovituste kohaselt ei tohiks kalendriosas olla rohkem kui ühe kuu jagu päevaplaane. Selekteerige aeg-ajalt ka Time/systemi erinevatest osadest välja vananenud info ja asetage arhiivikarpi.

Leidke endale sobiv rütm oma töö ja eluaja analüüsimiseks ja kavandamiseks

Soovituste kohaselt on otstarbekas kulutada vähemalt:

• ~ 5-10 min. iga päeva lõpus möödunud päevast kokkuvõtete tegemiseks ja järgmise päeva kavandamiseks. Planeerige ära 60% päevast.
• ~ 15 min. iga nädala lõpus samadel eesmärkidel. Planeerige ära 40% nädalast.
• ~ 30-60 min. kuuvahetustel kokkuvõtete tegemiseks möödunud kuust ja alanud kuu tegevuskava paikapanemiseks. Kuude vahetustel elu ja tööasjade läbimõtlemine eeldab mõnevõrra suuremat süvenemist. Siis vahetatakse uue vastu välja ka kalendriosa ning asendatatkse ja  täidetakse vajalikud vormid.

Ärge tõmmake aja kavandamisel liiga ranget joont oma töö ja isikliku elu vahele

Püüdke mõistlikult siduda tööalased plaanid isikliku ja pereeluga. 

• Ärge pidage kavandamistööd asjatuks ajaraiskamiseks.
• Hästi läbikavandatud päev on esimene samm aja võitmiseks.
• Hästi läbikavandatud aastaga võite võita terve kuu.