Kiirkursus
 
Alustajale
Kaaned ja karp
Komplekteerimine
Aasta- ja kuuplaanid
Ülesannete kontroll-leht
Päevaplaanid
Tegevused kuude vahetusel
Lühidalt
 
  Otsing
 
 
 
  Uudiskiri
 
  E-mail:
 
  Nimi:
 
 
 
Avaleht » Kiirkursus » Lühidalt
Lühidalt
PRINDISISUKAART

VÄIKESEID  NÄPUNÄITEID

Igaõhtune 2 minutit

  • Vaata oma nn. Järgmiste ülesannete lehelt (kasuta selleks Activities Checklisti), kas seal on mingeid ülesandeid, mille alguse või lõpptähtaeg on järgmisel päeval. Kui on, siis kirjuta need oma päeva/nädala kalendrisse.
  • Vaata oma nn. Ootan nimekirjast (võid samuti kasutada Activities Checklisti), kas seal on midagi, mis vajaks sinu kontrolli homse päeva seisuga. Planeeri need järgmisesse päeva.
  • Vaata oma selle päeva kalendrit ning vajadusel planeeri selle päeva lõpetamata asjad järgmisesse päeva.
  • Kontrolli üle ka oma märkmete alajaotus viimaste sissekannete osas, ega seal pole kirjas mingeid samme, mida peaksid järgmisel päeval ette võtma või Järgmiste ülesannete nimekirja lisama.

Iga-reedene 10 minutit

  • Pane kõik nädala jooksul õhku kerkinud asjad kirja, sellega kergendad oma aju. Tee vastavad uuendused oma nn. Eesmärkide ja projektide nimekirja, Järgmiste ülesannete nimekirja, nn. Ootan nimekirja, kuu- ja päevaplaanidesse.
  • Kontrolli oma Eesmärkide ja projektide nimekirja (kasuta Project Plani või Activities Checklisti) ning keskendu üldisele. Tõmba elluviidud ülesanded markeriga teist värvi. Vaata, et igal pooleli oleval projektil oleks järgmine samm, ning et see oleks Järgmiste ülesannete nimekirjas kirjas.
  • Kontrolli oma Järgmiste ülesannete ja Ootan nimekirja. Tõmba asjad, mis on kas tehtud või pole enam päevakorral markeriga üle.
  • Pane ühe nädala jagu vanu kalendrilehti ära arhiivikarpi vastavasse kohta. Lisa nädala jagu uusi.
  • Vaata, kas jooksva kuu plaan sisaldab mingeid järgmist nädalat puudutavaid kohustusi, ülesandeid või tähtaegu. Pane need kas kalendrisse või Järgmiste ülesannete nimekirja.
  • Kontrolli, kas Järgmiste ülesannete nimekirjas on asju, mille tähtaeg on järgmisel nädalal. Kui jah, siis planeeri nende tegemiseks vastav aeg.
  • Vaata läbi Infopank. Kirjuta kõik uued projektid üles Eesmärkide ja Projektide nimekirja. Kirjuta kõik järgmised ülesanded Järgmiste ülesannete nimekirja.

Igakuine 15 minutit

  • Vaata ja uuenda oma Eesmärkide ja projektide nimekirja. Pane kõik vastavad järgmised sammud, mille elluviimine kindlal kuupäeval pole oluline, Järgmiste ülesannete nimekirja ja need, mis nõuavad kindlal kuupäeval tegutsemist, kirjuta päeva/nädala plaani.
  • Pane möödunud kuu plaan ära arhiivikarpi, keerates see ümber vastava kuu päeva/nädala lehtede. Soovi korral võid jätta eelmise kuu plaani (ka päevalehed) veel märkmiku vahele, kuid oluline on, et eespoolt osa ära paned.
  • Lisa uus kuuplaan. Vajadusel võid loomulikult märkmiku vahel hoida rohkem, kui ühe järgneva kuu plaani.
  • Märgi aastaplaanist vastava kuu kohustused kuuplaani.
  • Kontrolli Tähtpäevade kalendrist (Perpetual Calendar), kas on mingeid sünnipäevi või muid tähtpäevi, mida peaksid sel kuul meeles pidama ja märgi nad kuuplaani.
  • Lehitse oma märkmik läbi ja viska välja (või pane mujale) kõik  need asjad, mida sa enam ei vaja.

Aasta ülevaade

  • Revideeri oma arhiivikarpi ning kontrolli ega mõnede sulle vajalike vormide varu lõppema hakka. Vajadusel telli neid juurde koos järgmise aasta kalendriuuendusega. 
  • Pane kõik möödunud aasta lehed papist arhiivikarpi, mis tuleb koos uue aasta kalendriga. Kõik uue aasta lehed pane plastikust arhiivikarpi.
  • Pane aastaplaani kirja kindlad või esialgselt planeeritud puhkused.
  • Vaata ja hinda kõiki Eesmärkide ja projektide lehel olevaid isiklikke ja tööalaseid eesmärke. Ja ka Unistuste lehte (Kui sul selline olema peaks. Tegelikult kindlasti peaks!)  Kirjuta uusi projekte oma Infopanka ning planeeri aega uute eesmärkide saavutamiseks!

Teiste juhtimine

  • Kui oled juht, siis kasuta eraldi Ülesannete kontroll-lehte (Activities Checklist) oma otsestele alluvatele delegeeritud ülesannete jälgimiseks, millel võiksid silma peal hoida. Hoia seda nimekirja Infopanga personalile ja teistele organisatsioonilistele küsimustele pühendatud alajaotuses. Ühtlasi pea iga töötaja kohta eraldi ülevaadet, kus on kirjas ka temale jagatud ülesanded. Vähemalt kord nädalas aruta iga töötajaga tema ülesannete seis läbi.
  • Kasuta värve! Selle asemel, et elluviidud samme ja projekte maha tõmmata , tõmba nad markeriga üle,  teist värvi. Ilusad värvid annavad sulle hea enesetunde, ühtlasi näed, kui paljuga juba toime oled tulnud. Eriti kui tegu on suure ja keerulise projektiga. Samuti võimaldab see sul vanades materjalides paremini orienteeruda, kui ei pea soditud ridu veerima.
  • Kui kirjutad mõne kohtumise oma päevaplaani, siis kindlasti blokeeri ära ka sinna- ja tagasijõudmiseks kuluv aeg, et sul oleks vabast ajast tegelikkusele vastav pilt. Samale lehele erinevat tüüpi informatsiooni ülestähendamisel kasuta erinevaid värve. See annab sulle erinevate programmide, töötajate või projekti etappide üle parema ülevaate. Või kirjuta nii töised kui ka eraelulised asjad ühele lehele erinevate värvidega. Mõnedel ülevaate lehtedele on trükitud kohad, kuhu saad märkida, mis värve, milleks kasutad.

Matrix Diagram

  • Kasuta Matrix Diagrammi korduvate toimingute  – nagu näiteks reisiasjade pakkimine, kontorist väljas toimuva koosoleku organiseerimine, personali värbamine, jne - tegevuskavana.

Kahe minuti reegel

  • Pea meeles kahe minuti reeglit! Kui aja haldamise teooria järgi on hea suuremad projektid väiksemateks etappideks teha ning need oma tegevusplaani kirjutada, siis on olemas mõned ülesanded, mida ei pea üles kirjutama. Proovi seda rusikareeglit: kas ülesanne võtab aega maksimaalselt kaks minutit? Kui nii, siis ära kirjuta seda üles, vaid tee ära!

Koosolek

  • Koosoleku efektiivsemaks läbiviimiseks täida Koosolekute lehel (Business Meeting Checklist) teemade alajaotus, tee sellest koopia ja jaga koosolekust osavõtjatele varem välja.

Lihtsam leida

  • Kui paned eelmiste kuude kalendrilehed arhiivikarpi, siis keera nad vastava kuuplaani vahele. See teeb sulle mõne vana päeva otsimise lihtsamaks.
  • Päevalehtede teine pool on suurepärane koht vastava päeva märkmeteks, nagu näiteks mõne kohtumise juhisteks. Kuid püüa sinna mitte kirjutada selle konkreetse kuupäevaga mitte seotud märkmeid. Neid on pärast väga tülikas leida. Selle asemel kirjuta need Märkmete alajaotusesse oma Infopangas. Siis on kõik su märkmed ühes kohas ning sa ei pea vanu kalendrilehti läbi lehitsema vajaliku info leidmiseks.
  • Kui kasutad kuuplaanidel vaid ühte külge või poolt, siis võid ülejäänud ruumi näiteks oma kolleegi ajakava märkimiseks kasutada, et saaksid vajadusel paremini tema ajakavaga arvestada.

Hoia märkmed ühes kohas

  • Kirjuta kõik märkmed pliiatsi pildiga tähistatud alajaotusesse või pühenda neile üks alajaotus oma Infopangas (Märkmed) ning pane sinna lisajärjehoidja. Kui keegi annab sulle mingeid juhiseid või pead mingit infot või lihtsalt häid mõtteid üles kirjutama, siis pane nad alati ühte kindlasse kohta kirja. Siis tead kindlalt, kust vajadusel otsida.


Kasuta süsteemi isikupäraselt

  • Hoia oma märkmik „puhas“. Kui alustad Time/systemi kasutamist, siis on soovitatav eksperimenteerida erinevate trükitud vormide, nimekirjade ja infoga. Kuid kui oled süsteemi juba mõned nädalad kasutanud, siis oleks hea need lehed ja alajaotused, mida sa ei kasuta, välja võtta. See mitte ainult ei kergenda (nii otseselt kui kaudselt) sinu märkmikku, vaid aitab sul teda ka asjakohase ja efektiivsena hoida.

Tujutõstmiseks

  • On hetki, kus vajad väikest innustust. Vahel aitab sulle armsate olevuste, asjade nägemine. Kiireks ergutuseks pane mõned oma lemmikfotod oma märkmiku vahele. Siin on abi plastikust fototaskutest, mis mahutavad neli fotot. Pane nende vahele pildid perekonnast, sõpradest, lemmikloomadest, kellest või millest iganes, mis võib sulle naeratuse näole tuua.
 
Tagasi      Üles     Home
 
  Uudised
 
10.08.2018
2019.a. kalendriuuenduste tellimine e-postiga info@timesystem.fi

by HansaNet