Kasutajale
 
13 nõuannet
Sinu eesmärgid
Oma aja juhtimine
Aju kõvaketas täis?
Arvuti vs. paber
Pihuarvuti või mitte?
Pidev ajahäda
Keskendu olulisele
Tahad aega hallata?
 
  Otsing
 
 
 
  Uudiskiri
 
  E-mail:
 
  Nimi:
 
 
 
Avaleht » Kasutajale » Tahad aega hallata?
Tahad aega hallata?
PRINDISISUKAART

TAHAD AEGA HALLATA? OLE REALISTLIK!

Sa tead seda kõike – naeruväärselt lühikesed tähtajad, vastamist ootavad e-mailid, telefonikõned, kõik  need „on sul üks minut aega“- segamised, pidev hirm, et üks nendest pallidest,  millega shonglöörid, kukub maha.

Kui sul on suur ülekoormus, siis soovid sa ainult kergendust – soovitavalt kohest ja lihtsat. Nii proovid sa viimast organiseerimise tarkvara või riistapuud. Või loed mõnda raamatut, lähed veel mõnele aja haldamise kursusele või kuulad mõne aja planeerimise guru viimaseid lindistatud loenguid. Mõned päevad saad asjadega päris hästi hakkama, kuid peagi oled tagasi seal, kust alustasid.

Paljud asjad töötavad – teoorias. Võta näiteks „tegele ühe paberiga vaid korra“-reegel. Mõte iseenesest on hea. Kuid kui palju inimesi suudab seda tegelikult pidevalt rakendada? Soovitused nagu näiteks lasta sekretäril filtreerida sissetulevaid kõnesid või sulgeda kabineti uks vältimaks soovimatuid segamisi on küll head, kuid mida peaks tegema töötaja, kes peab hakkama saama ilma isikliku sekretäri ja kabinetita?

Siis on veel traditsiooniline kolme-astmeline päeva planeerimise süsteem:

  1. Kirjuta kalendrisse nimekiri asjadest, mida pead tegema.
  2. Kasuta ABC märgistust tegevuste prioritiseerimisel.
  3. Alusta kõige tähtsamast ülesandest ning liigu oma toimingutega tähtsuse pingereas allapoole. Tõmba täidetud ülesanded maha, kuni oled oma nimekirjaga lõpuni jõudnud. Korista laud ning lahku kontorist mõnusa rahuldustundega teades, et oled oma aega edukalt hallanud.

Nii see käib, kas pole? Ole realist!

Vaatame traditsioonilist kalendripidamise meetodit. Kas päeva planeerimine on hea mõte? On. Kas peaks asjad kirja panema? Kindlasti. Kas prioritiseerimine on väga oluline? Loomulikult. Järelikult ideaalis peaks kolme-astmeline süsteem töötama. Ja lihtsamatel aegadel ta kahtlemata ka töötas. Kuid tänapäeva täiskiilutud maailmas, ka kõige selgemate väärtuste puhul, kipub see lähenemine olema pigem idealistlik, kui realistlik.

Realistlikum lähenemine arvestab selle reaalsusega, et tegelikult tuleb sul rinda pista tunduvalt enamaga, kui on kirjas ülesannete nimekirjas. Tegelikult on kolm asja, mida peab esmalt organiseerima ja siis haldama:

  1. Kohustused (enese ja teiste ees ning teiste kohustused sinu ees)
  2. Suhtlemine, kommunikatsioon
  3. Informatsioon

Lisaks kohustustele pole suhtlemine ja informatsioon sugugi lihtsad hallata. Siin on see koht, kus reaalsus sisse murrab.

Kui sa tahad efektiivselt oma aega hallata, siis pead sa olema realistlik. Töötavad lahendused on need, mis toetuvad kindlalt reaalsusele. Kelle reaalsusele? Soovitavalt sinu omale. Vaata neid viite töö ja elu reaalsuse näidet. Kui sulle tundub, et sul on samasugune nägemus sellest, kuidas tegelikult proovida hallata liiga „täis“ töö- ja eraelu, siis kasuta mõnda neist tegelikele inimestele mõeldud  tegelikest nõuannetest.

  • REAALSUS NR. 1: Enamik segajaid on sinu peas.
    Ei ole kerge ülesannetega toime tulla, kui sind pidevalt segatakse. Aga arva, kes segab sind rohkem, kui keegi teine? Kui sa pakud kedagi teist, kui sa ISE, siis on aeg reaalsusega tutvust teha! Tegelikult räägib keskmine inimene iseendaga 20 000 – 40 000 korda päevas!

    Seda seepärast, et su alateadvus püüab käituda nagu arvuti operatiivmälu, kus hoitakse käsilolevaid asju. Kuid erinevalt arvutist ei tea su aju, et ta peaks kõik muud „õhus olevad“ asjad – tee koosoleku päevakava, kirjuta ettekanne, osta kassitoitu- hoidma kuskil mujal, seniks kui meeldetuletust vajatakse. Seepärast kui oled ühte asja tegemas, näiteks rääkimas telefoniga, murrab alateadvus sisse meeldetuletusega, et keemilisest puhastusest on vaja riided ära tuua. Kõik need iseeneslikud sekkumised võivad panna sind tundma end üle uputatuna ja hajali. Ja vähe sellest. Need vaimsed kõrvalejuhtimised raskendavad käesolevale ülesandele keskendumist.

    Nõuanne: Alustuseks tee seda, mida sa teeksid liiga täis arvutiga – kuid failide kõvakettalt allalaadimise asemel, „laadi“ kõik need tegemist ootavad ülesanded oma peast ühte suurde nimekirja. Ja siit saad sa hakata oma kohustusi sättima õigetesse „failidesse“.

    Kalendrit kasuta ainult kuupäevaliste ülesannete jaoks. Kõigi ülejäänud kohustuste jaoks tee loogikale põhinevad nimekirjad. Näiteks on sul vaja nimekirja pealkirjaga „Ülesanded ja eesmärgid“, mis aitaks sul keskenduda kõige mõjukamatele tegevustele, nagu uue koolitusprogrammi koostamine, kontori asukoha muutus või MBA-programmide tingimuste uurimine.

  • REAALSUS NR. 2: Kui tahad õiget pilti, siis vajad sa õiget objektiivi.
    Allalaadimise harjutus annad sulle pildi kõigist asjadest, mida on sul vaja teha või mida sa tahad teha. Nüüd peab vaatlema neid kohustusi, millel on selged lõpptähtajad. Ajalisi kohustusi vaadeldes on hea mõelda kaamera peale. Kui tahad laiemat pilti, siis kasutad sa laiema nurgaga objektiivi. Detailsemaks vaatamiseks zoomid sa objekti lähemale.
    Vahel on vaja planeerida järgmiseid päevi või nädalaid. Teinekord on vaja mõni kuu ettepoole vaadata st. teha keskmise ulatusega plaane. Ning aegajalt pead veel kaugemale silmapiiri poole vaatama, et pikemaid plaane seada. Vastavalt sellele, millise planeerimisega tegeled, nii pead sa ka oma aja pildi sättima.

    Selleks, et metsa puudest eristada on vaja eraldada üldpilti detailidest. Kui sinu märkmik –kas paberist või elektrooniline- koosneb 365 päevakavast, siis püüad sa metsa näha vaadates 365 „puud“. Ilma pikema perioodi ülevaateta tegutsed sa päevast-päeva põhimõttel. Pikem ülevaade aitab sul näha, mis on tulemas. Nii saad sa planeeritumalt ja ettenägelikumalt tegutseda, mis omakorda aitab sul kõvasti aega kokku hoida, rääkimata peavaludest.
    Nõuanne: Kui sul on vaja planeerida nii lühi-, kui ka pikaajaliselt, siis ära jää lootma ainult päevaraamatule. Tee kindlaks, et sul oleks tööks vajalik õige ülevaade. Selleks on sul vaja nii päeva-/nädala-, kuu- kui ka aastaplaane. Päeva- või nädalakalender on mõeldud lühiajaliseks planeerimiseks. Keskmise ulatusega planeerimiseks kasuta kuu ülevaateid ning aastaplaan annab sulle ajalises mõttes üldpildi.

  • REAALSUS NR. 3: Enamus asju ei pea täna tegema.
    Kui oled oma järgmise tegevuse paika pannud, siis traditsioonilise ajahalduse teooria kohaselt peaksid selle kalendrisse kirjutama. Esmapilgul tundub see loogiline, eriti kui mõelda vanasõnale „Tänasida toimetusi ära viska homse varna“.

    Paneme need targad sõnad tänase päeva konteksti. Vanal eestlasel oli küll palju toimetusi, kuid samas nad ei pidanud võitlema telefonikõnede, e-mailide, fakside ja rämpspostiga. Elu oli vanasti tunduvalt lihtsam. Isegi 10 aastat tagasi oli elu lihtsam!

    Nüüd, kus meil on nii palju rohkem tegemisi, ei ole alati võimalik – või tark – seda nõuannet järgida. Ütleme näiteks esmaspäeval palub Peeter sul endale sel nädalal helistada. Sina pöörad märkmikust ette teisipäeva ja kirjutad „helista Peetrile“. Teisipäev saab läbi ja sul polnud aega talle helistada. Nii kirjutad sa meeldetuletuse nüüd kolmapäevale. Järgmisel päeval juhtub sama lugu ja nii kogu nädala. Kas pole tuttav?

    Tegelikus elus enamikku asju ei pea tegema mingil kindlal päeval. See telefonikõne Peetrile peab olema tehtud reedeks, kuid sul on mitu päeva selle tegemiseks. See eristamine on oluline, kuna enamus märkmikke – nii paber kui ka elektroonilisi – on kalendrile allutatud. Seepärast soovitavad nad alustada igat päeva eelmise päeva plaanist tegemata asjade ülekandmisega järgmisesse päeva. Seega see süsteem sunnib sind alustama oma päeva kõige selle meeldetuletamisega, millega sa eelmisel päeval hakkama ei saanud.

    Nõuanne: Loobu sellest kasutust, muserdavast ja demotiveerivast tegemata tööde ülekandmisest, eristades need ülesanded, mida pead tegema kindlal päeval, nendest, mida pead tegema kindlaks päevaks. Kui Peeter oleks sul palunud helistada endale neljapäeva hommikul, siis oleks selle pidanud kirjutama kalendrisse. Vastasel korral pühenda üks eraldi lehekülg lähiaja ülesannetele ning kirjuta märge Peetrile helistamise kohta sinna, lõpptähtajaga reede. Sa võid talle helistada nädala jooksul ükskõik mis päeval, kui sul selleks aega või tuju on. Sel viisil saad sa oma päeva alustada sellega, et keskendud tegemistele, mitte tegematajätmistele.

    Mittekuupäevalised kohustused pole ainukesed asjad, mida peaks oma kalendrilehtedel vältima. Selle asemel, et kirjutada postkasti ja automaatvastaja teateid kalendrisse, pühenda neile parem üks alajaotus oma märkmikus. Siis ei pea sa kuude kaupa vanu kalendrilehti lappama mõnda nime või numbrit otsides.

  • REAALSUS NR. 4: Looda teistele, kuid usalda iseennast.
    Sinu kohustuste edukas täitmine sõltub sageli teiste inimeste kohustustest sinu suhtes. Sa loodad teistele inimestele kümneid kordi päevas – et nad helistaksid tagasi, vastaksid e-mailile, annaksid soovitud informatsiooni, teeksid, mida on lubanud, jne.

    Kui sa esitad mingi palve või sulle lubatakse midagi, siis sellega sa justkui lööksid palli nende väljaku poolele. Enamasti saavad nad palli püüdmise ja söötmisega hästi hakkama. Kuid kas vahel teised – inimesed või firmad – kaotavad palli?

    Isegi kui inimene on sinu alluvuses, ei saa sa teda otseselt sundida midagi tegema. Sa ei saa kedagi sundida vastama oma e-mailile või saatma sulle soovitud informatsiooni. Sa ei saa firmalt vägisi nõuda sulle hüvitise väljamaksmist või sõbralt laenu tagasimaksmist. Kuid mida sa saad teha, see on kontroll.

    Nõuaanne: Vaata, et sinu planeerimise süsteemis oleks koht - ootel olevate asjade nimekiri, mis annaks sulle õigeaegselt märku mingi tähtaja lähenemisest. Nimeta see leht näiteks Ootan. Kui sa tead näiteks, et reisikonsultant peaks sulle 10-ndaks kuupäevaks piletid saatma, siis pane see sinna nimekirja. See annb sulle võimaluse asja kiirelt sekkuda, kui keegi kogemata peaks palli kaotama.

  • REAALSUS NR. 5: Alati on rohkem asju teha, kui aega nende tegemiseks.
    Vaimsete segajate vältimiseks on suurepärane viis kõik need asjad, mida pead või tahad teha,   laadida oma mõtteist valdkondade kaupa vastavasse nimekirja. Rakenda selle nimekirja peal nüüd reaalsust „kõiki asju ei pea täna tegema“ ning sa näed, kuna tegu on ju üsna pika nimekirjaga, et paljud asjad peavad ootama nädalaid, kuid, võib-olla isegi aastaid. Kas see tähendab, et peaksid nad unustama?

    Isegi kui sa tahaksid mõned vähem-meeldivad tegevused, nagu näiteks maja värvimine või kaustade korrastamine ära unustada, siis tegelikkuses ei lase su mõtlemine sel sündida. Ülesanne tuleb sul ikka ja jälle mõtteisse, kuni sa ükskord otsustad seda kas mitte teha või salvestad kuskile mujale, kui oma peas olevale kõvakettale.

    Nõuanne: Vähenda oma peas olevat segadust ning vabasta vaim, et saaksid keskenduda käsilolevatele asjadele pannes ja kategoriseerides tuleviku tegevused ühte või mitmesse Tuleviku nimekirja. Oma unistuste kirjapanemisega suurendad nende elluviimise motivatsiooni.

Ükski aja ega muu planeerimise süsteem ei aita, kui sinu elu tegelikkus ta põhja laseb. Kui lood endale efektiivset aja planeerimise süsteemi, siis vaata, et see arvestaks tegelikkusega. Kui sinu praegune süsteem kõlab hästi teoorias, kuid reaalsuses sellega jänni jääd, siis on sul aeg hakata oma reaalsust kontrollima!

 
Tagasi      Üles     Home
 
  Uudised
 
10.08.2018
2019.a. kalendriuuenduste tellimine e-postiga info@timesystem.fi

by HansaNet